Dagsorden er under udarbejdelse

Mødet afholdes i Fåborghus kl. XX.00, tirsdag den XX. xxxxber 202X

Har du forslag, spørgsmål og kommentarer til dagsordenen er du meget velkommen til at henvende dig til Formand Claus Jeppesen tlf. 20 29 59 55 / claus@vestland.dk 

 

Indkaldte mødedeltagere: 
AGERBÆK: Ulla Sundvang, Jonna Buch Andersen, Flemming Lysholm
STARUP: Lars Bo, Mikkel Ottosen
ÅRRE: Jørn S. Pedersen, Jonna Kvist
FÅBORG: Jørgen Madsen, Jan Skovbjerg
HJORTKÆR: Ingrid Sand Simonsen
VRENDERUP: Claus Jeppesen

 

Fraværende: 

 

Referent:
Ingrid Sand Simonsen

 

 

1) Tjek ind på online videomøde
Udviklingsrådet Helle Øst's X. ordinære rådsmøde afholdt på videomøde!

Login kode er sendt til alle rådsmedlemmer på mail og SMS.

Vi siger hej til hinanden, får teknikken på plads og sætter mødet igang

Til debat: Hvordan er det at tjekke ind på videomøde?

REFERAT: 

 

2) Godkendelse af referatet fra:

• XX/XX-202X Rådsmøde i Udviklingsrådet Helle Øst

REFERAT: 

 

3) Godkendelse af dagsordenen.

REFERAT: 

 

x) Udviklingsrådets økonomi og budget
Kassereren fremlægger de seneste nøgletal. Bank Saldo. Større indtægter og udgifter siden sidst.

Til orientering

Budgetopfølgning	Udgifter pr. 31/12	Budget 2020	Restbudget
Møder	15.000	23.000	8.000
Kontingenter, kontorhold	11.300	9.000	-2.300
PowerTower	24.000	40.000	16.000
Gaver	100	2.000	1.900
Kørsel	5.200	5.000	-200
Marketing (pavillon)	0	8.000	8.000
Andet	700	1.200	500
I ALT	54.543	88.200	33.657

 

Tekst	Beløb
Kassebeholdning d.d.	76.900
Tilskud 2020 fra Varde Kommune	61.000
-Restbudget	-24.000
Kassebeholdning 31/12-2019	73.700

  

REFERAT: 

 

x) Oprettelse af en kunst og kulturgruppe i Helle Øst
Efter UR's dialogmøde om kunst og kultur d. 21/11-2019 i Helle Hallen overvejes det at opstarte en kunst- og kulturgruppe i Helle Øst.
Det er tanken, at gruppen skal skabe et samarbejde og netværk mellem borgerforeninger, kommunen v/ Signe Mejstrup Sørensen, Kulturelt Råd. Samt andre organisationer i og uden for Helle Øst med interesse for fremme kunst og kultur. Ligeledes samarbejde med lokale kunstnere og kultur-arrangementer om at fremme synliggørelse af deres virke.
Målet er at gøre Helle Øst til et mere spændende og interessant sted at besøge og bosætte sig. Samt at bruge kunst og kultur til at brande og profilerer Helle Øst. 

Link til lokale kunstnere m.f.

Til beslutning: Oprettelse af en kunst og kulturgruppe i Helle Øst

REFERAT:

 

x) Prioritering af dagsorden (Produktive og effektive rådsmøder)
"Vi skal ikke bruge unødig mødetid på punkter, der kan klares på anden vis...
-eller skal vi?"

• Tid er en væsentlig faktor for at lokalsamfundsudvikling lykkes.
• Der skal handles med rettidig omhu for at lykkes.
• Tid er den vigtigste ressource vi mennesker har.
• Derfor skal mødetiden i Udviklingsrådet bruges produktivt og effektivt.

"Vi skal arbejde på, at vores møder bidrager til mest mulig udvikling af vores lokalsamfund".

 

Emner på Udviklingsrådets møder kan groft deles op i 2 kategorier:
1) Sager
Der kan nævnes: El-master, Vindmøller, Skoledistriktsgrænser, Grundvandsplan, osv.

1. Sager opstår ofte pludselig som en udefrakommende trussel mod det bestående
2. Sagers opståen er ofte ikke noget udviklingsrådet, selv er herre over.
3. Der skal reageres inden, det er forsent
4. Sager tager tid og energi at behandle, undersøge og afklare
5. Sager kommer ofte i vejen for tid til projekthåndtering og hindring udvikling

2) Projekter
Der kan nævnes: PowerTower Helle, Ruban, Mælkefestivalen, Fælles Udviklingsstrategi, osv.

1. Projekter er Udviklingsrådet selv herre over at iværksætte
2. Projekter skal gennemføres imens de er aktuelle
3. Et projekt tager tid og energi at iværksætte, styre og drive
4. I projekter ligger fremtiden og nye muligheder for bosætning, liv og vækst
5. Projekter skaber derfor udvikling

Spørgsmålet er...
Hvordan sager og projekter skal prioriteres på Udviklingsrådets dagsorden for at skabe mest bosætning, liv og vækst i Helle Øst? 

 

På Udviklingsrådets dagsorden har vi sager og projekter, som enten er:
1) Til Beslutning:
Se ovenstående punkt om: "Beslutningers gyldighed og det enkelte rådsmedlems mandat"

Spørgsmålet er...
Kan "beslutningstagning" effektiviseres ved at bruge forskellige online afstemninger og spare tid på møder i Udviklingsrådet?

2) Til Debat:

1. For at en debat kan foregå, kræver det et forum.
2. Forum kan være et fysisk møde.
3. Forum kan også være et online møde, chat-forum, e-mail, Facebook, Messenger og andre medier.

Spørgsmålet er... 
Kan "debat" i et chat-forum eller andre medier effektiviserer debatter og spare tid på møder i Udviklingsrådet?

3) Til Orientering:

1. Orientering handler om, at alle er informeret om, hvad der foregår og opnår en fælles forståelse.
2. På møder har vi normalt orientering om: URs Økonomi, PowerTower, FUR, Bordet rundt med flere...
3. Orientering kan gives via et utal af medier.

Hvorfor bruge tid på orientering på møder?

Kan orientering laves om til "Spørgetid": Kommentarer og spørgsmål til de enkelte orienteringspunkter?

Spørgsmålet er... 
Kan "orientering" i de fleste tilfælde afskaffes på møder for at spare tid på møder i Udviklingsrådet?

 

Dagsordens udformning og indhold:

1. De dagsordener vi har er alle online på hjemmesiden
2. Dagsordens indhold er uddybet og derfor fylder flere sider
3. Dagsorden har ofte mange punkter, som vi ikke altid når at få behandlet

Spørgsmålet er... 
Er der forslag til at "dagsorden" bliver anderledes mht. udformning og indhold?

Til debat: 
Hvilke emner og informationer finder Rådsmedlemmerne nødvendigt at behandle på et rådsmøde?

Hvordan bliver Udviklingsrådets møde-, beslutnings-, debat- og orienterings-form mere produktiv og effektiv til at skabe bosætning og udvikling af liv og vækst i Helle Øst?

REFERAT: 

 

x) Kommunikation mellem parter og borger i Varde Kommune

Varde Kommunes kommunikations håndtering
Når Varde kommune vil informerer vores foreninger og lokalsamfund om forskellige emner (f.eks. muligheder for at søge midler), så foregår det sådan her:

1. En Embedsmand i forvaltningen vurderer om information om en sag skal sendes ud til borgerne eller arkiveres? Embedsmanden beslutter måske at sende informationen til:
2. Lokalkonsulenten, der vurderer om informationen skal videresendes eller arkiveres? Lokalkonsulenten beslutter måske at videresende informationen til:
3. De enkelte FUR-medlemmer, der vurderer om informationen skal videresendes eller arkiveres? Nogle FUR-medlemmer beslutter at arkiverer informationen og andre videresender den måske til:
4. De enkelte Udviklingsrådsmedlemmer, der vurderer om informationen skal videresendes eller arkiveres? Nogle Udviklingsrådsmedlemmer beslutter at arkiverer informationen og andre videresender den måske til:
5. Borgerforeningsformanden, der vurderer om informationen skal videresendes eller arkiveres? Nogle Borgerforeningsformænd beslutter at arkiverer informationen og andre videresender den måske til:
6. Borgerforeningens bestyrelse samt byens Lokalråd og Fritidsforeninger, der vurderer om informationen skal videresendes eller arkiveres? Nogle beslutter at arkiverer informationen og andre videresender den måske til:
7. Foreningens Medlemmer og byens Borger, der vurderer om den skal videresendes eller arkiveres? Nogle beslutter at arkiverer informationen og andre videresender den måske til:
8. Naboen der kontakter Forvaltningen for at høre, hvorfor han har fået information ad omveje og hvorfor den først kommer nu ca. 3 uger efter?!?
9. Osv…

Problemet er, at hvis blot et led i kommunikationskæden svigter, så når budskabet ikke ud til den endelige slut modtager.
Det er desværre sket, at Udviklingsrådets formand har overset mails eller fået dem udsendt meget sent.

 

X) Nyhedsbrev fra Varde kommune og Ruban
Varde kommune bør i samarbejde med Ruban give borgerne mulighed for at tilmelde sig nyhedsbreve efter interesse.

Varde Kommune kunne udsende et ugentligt nyhedsbrev med et overblik over aktuelle nyheder, sager, høringer, arrangementer, møder osv. 
Alle sager er emneinddelt efter plan/teknik, kultur/fritid, børn/læring osv. og geografisk inddelt efter udviklingsrådsområder.  
Den enkelte Borger, udviklingsråd og forening kan ved en selvbetjeningsløsning selv til- og fravælge nyheder efter interesse.

Se Silkeborg kommune som eksempel: https://silkeborg.dk/Special/Tilmeld-nyhedsbrev 

Til beslutning: 
Opfordring til Varde kommune om forbedring af kommunikation mellem alle parter.

Foreslå Varde Kommune i samarbejde med Ruban at udsende et nyhedsbrev med fast interval.

REFERAT: 

 

x) Online Kalender fra Varde kommune og Ruban
Varde Kommune opretter i samarbejde med Ruban en offentlig online kalender, som alle borger samt udviklingsråd og foreninger kan abonnere på. 
- Den indeholder kommunens forskellige årshjul for respektive områder herunder Udviklingsrådsmodellen, byrådsmøder og udvalg osv. 
- Den opdateres løbende med de arrangementer og møder som kommunen og lokalsamfund afholder. 
- Det fremgår i søge- og filterfunktionen, hvem de enkelte arrangementer og møder henvender sig til og om det er offentlige eller lukkede møder m.m. 
- Den enkelte borger, udviklingsråd og forening kan på kommunens hjemmeside abonnerer på arrangement- og mødeemner efter interesse. Herefter vil de automatisk indgå i den enkelte borgeres private kalender og i kalenderne på Udviklingsrådenes og foreningernes hjemmesider. Det giver up to date overblik og effektiv mødeplanlægning for alle borgere, foreninger og udviklingsråd. 
Kommunen, foreninger og lokalsamfund vil opnå langt større automatisk eksponering af deres arrangementer og nå ud til flere borgere, der vil få direkte og omgående besked.

Online booking og tilmelding til møder er selvfølgelig en del af kalenderens funktioner.

Til beslutning: 
Foreslå Varde Kommune i samarbejde med Ruban at oprette en online kalender

REFERAT: 

 

x) Agendaliste fra Varde kommune og Ruban
Kommunens og Rubans kalender og nyhedsbrev kommer tilsammen til at udgøre en agendaliste. Med let adgang fra forsiden på kommunens og Rubans hjemmesider kan alle borgere få et hurtigt overblik over alt, hvad der er aktuelt i kommunen, foreninger og lokalsamfund. På listen kan man filtrere og søge på en lang række ting. F.eks. høringer, dagsordener/referater, udvalgsområder, arrangementer og nyheder osv.

Til beslutning: 
Foreslå Varde Kommune i samarbejde med Ruban at oprette en online agendaliste

REFERAT: 

 

x) Pressen og Sociale medier får et feed fra Varde Kommune og Ruban
Kalender, Nyhedsbrev og Agendaliste integreres med relevante nyheds- og sociale medier via automatisk feed.

Se eksempel på feed fra Facebook på UR Helle Øst hjemmeside i højre kolonne: https://helleoest.dk/menu/facebook

Til beslutning: 
Foreslå Varde Kommune i samarbejde med Ruban at oprette et feed til pressen og sociale medier

REFERAT: 

 

x) Platform til videomøder fra Varde Kommune og Ruban
Covid-19 pandemien har lært os, at det kan være nødvendigt at erstatte fysiske møder med online videomøder.
Møder kan også være en kombination af fysiks møde og videomøde. Her kan en del af mødedeltagere være samlet fysik og en anden del deltager online.
Det kan også blot være streaming af møder, hvor online deltagere kun har mulighed for at se med.

Til beslutning: 
Foreslå Varde Kommune i samarbejde med Ruban at tilbyde lokalsamfund en platform til online videomøder

REFERAT: 

 

X) Debatforum fra Varde Kommune og Ruban
Nogle debatter egner sig ikke til e-mail, Facebook, Messenger og lignende medier. 
Her vil et online chatforum for embedsfolk, politikere, udviklingsråd, foreninger osv. være en mere effektiv kommunikationsform. 
Derfor forslår vi, at Varde Kommune og Ruban stiller chatforum/intranet til rådighed.

Til beslutning: Foreslå Varde Kommune i samarbejde med Ruban at oprette et debatforum

REFERAT: 

 
Kommunikation mellem parter og borger i Varde Kommune

SLUT
____________________________________________________________________

 

Viden og information om Udviklingsråd og bestyrelsesarbejdet

x) Viden og uddannelse til frivillige bestyrelser og råd på www.fur.udviklingsraad.dk. 
Når du er aktiv frivillig i lokalsamfundet har du brug for relevant information og viden om de forhold, der gør sig gældende. Der kommer hele tiden ny viden og nye muligheder og metoder, som alle har brug for at blive opdateret på.
Alt dette kan samles på en online vidensbank på www.fur.udviklingsraad.dk. 
Formidlingen kan være introkurser på video med forklaring om forretningsgange og processer om forening- og lokalsamfundsudvikling. 
Der kan være lister over videns personer og facilitering. 
Tilbud om kurser i innovation, samskabelse, projektledelse og facilitering osv. Viden om fundraising og link til fonde, puljer og finansiering herunder crowdfunding.

Bl.a. Landdistrikternes Fællesråd og Liv og Land har oprettet vidensbanker som FUR kan henvise til. Men der er mange lokale forhold i Varde Kommune, som ikke fremgår overskueligt på et sted.

Til beslutning: 
Foreslå Varde Kommune i samarbejde med FUR at oprette en online vidensbank og uddannelse til frivillige bestyrelser og råd på www.fur.udviklingsraad.dk.

REFERAT: 

 

x) Oplysning om Udviklingsrådsmodellen 2.0 
Publikationen ”Udviklingsrådene i Varde Kommune, Version 2” er lang og tung læsning – det ville vinde ved at blive redigeret drastisk ned. Den nedredigerede version kan publiceres online som en letlæst PDF-fil og evt. tryksag, der udsendes til alle interessenter i Varde Kommune via mail og evt. post.

XXXXXXXXXXXX Indsæt Udviklingsrådsmodellen

Til beslutning: 
Foreslå Varde Kommune i samarbejde med FUR at publicerer en letlæst og flot tryksag om Udviklingsrådsmodellen 2.0

REFERAT: 

 

 

x) Værktøjer og systemer til bestyrelsesarbejde
XXXXXXXXXXXXXX

Claus's diagram....

Værktøjer til foreninger og lokalsamfund

 

Til orientering: Status på Rubans fremsendelse af referat

REFERAT: 

 

Viden og information om Udviklingsråd og bestyrelsesarbejde

SLUT
____________________________________________________________________

 

 

x) Varde Kommunes bosætningsstrategi
Varde byråds vedtagelse af bosætningsstrategien 4/2-2020 punkt 536 :
https://dagsordener.vardekommune.dk/vis/#3c82b2c7-d51b-4bbb-a36f-063ac4051d51&fritekst=byr%C3%A5d

Varde kommune er begyndt at rulle deres bosætningsstrategi ud i praksis pr. 1. januar 2020.
Der er afsat 1,8. mio over 2 år til udfolde strategien.

Der skal ansættes i midlertidig stilling en bosætningskonsulent på fuld tid til 1,1 mio. (Byrådets pulje) 
Der er nu opstået tvivl om, der bliver ansat en bosætningskonsulent?

10 byer vil få tilbudt hjælp til udvikling, branding og profilering fra Varde Kommune.
Der stilles spørgsmål ved hvorfor ikke alle byer tages med i brandingen og profileringen?

Agerbæk får, så snart Covid 19 er overstået, tilbudt møde/kursus med kommunens embedsfolk om iværksættelse af bosætningsstrategien.
Se invitation til bosætningsmøde i Agerbæk:
Invitation Bosætningsmøde i Agerbæk

Spørgsmålet er om vores andre byer må deltage i dette møde / kursus og lære, hvordan bosætningsstrategien implementeres?

Øvrige udgifter 250.000 kr. (Plan og Vækst, eksisterende budget)

Der er budgetteret 450.000 kr. til branding profilering og velkomstmapper til 10 byer i Varde kommune. (Kommunikationsafdeling, eksisterende budget).
Kommunen har planlagt at få en hjemmesideløsning ved "Design Fordi"
Hvorfor samarbejder kommunen ikke med Ruban og de eksisterende hjemmesider om en samlet synliggørelse og udnytter synagieffekten?

Til sammenligning har Ruban fået 500.000 kr.
Det har kostet ca. 100.000 at udvikle Ruban systemet
+ ca. 60-80.000 kr. at opsætte hjemmesiderne til godt 20 byer og foreninger.
Byerne og foreningerne har hertil lagt en egenbetaling på 7.200 inkl. 1 års abonnement.
Der er formentlig ca. 300.000 kr. tilbage i kassen hos Ruban?

Til beslutning: Udviklingsrådets holdning til Varde kommunes håndtering af bosætningsstrategien.

REFERAT: 

Varde byråd må give svar på, hvad de havde tænkt sig med ansættelse af en 
bosætningskonsulent og den praktiske iværksættelse af bosætningsstrategien.
Rådet ønsker, at der bliver en tovholder i kommunen med ansvar for 
bosætningsstrategiens gennemførelse.
Rådet er enig om, at alle borgerfoerninger i Helle Øst skal deltage som føl i
Agerbæks møde/kursus om bosætningsstrategien og lære, hvordan den skal implementeres?
Rådet ønsker en samlet branding og profilering af hele Helle Øst Området og ikke kun Agerbæk.
Det er vigtigt, at de lokale og Ruban bliver taget med på råd omkring branding og profilering.
Her har alle byer i Helle Øst har en Ruban-hjemmeside, som bør indgå i kommunens planer om
online synliggørelse.

 

 

x) Budget 2021 for Varde Kommune
I budgetproceduren til budget 2021 er der lagt op til, at udviklingsrådene kan indsende budgetønsker/bemærkninger med frist den 24. april 2020.
De indkomne ønsker vil derefter blive behandlet i udvalgene i maj og juni måned.
I bedes således indsende budgetønsker til Lisbeth Linding senest fredag den 24. april, og jeg viderebringer dem til vores økonomiafdeling for evt. videre bearbejdning og distribution til de forskellige udvalg.

Til beslutning: Indsendelse af budgetønsker

REFERAT: 

Vi skal være klar til at indsende budgetønsker næste gang i februar - marts 2021

 

 

 

x) Datoer for rådsmøder og andre aktiviteter.

Til beslutning: Valg af datoer for rådsmøder og andre aktiviteter

REFERAT:

 

x) Næste møde for Udviklingsrådet
Gennemgang af alle datoer for rådsmøder og arrangementer der vedrører Helle Øst.

• Tirsdag d. 9. juni 2020, kl. 17.00 - 21.00: FUR møde
• XXXdag d X. august 2020, kl. 18.XX - 21.00: Ordinær Rådsmøde
• Torsdag d. 27. august 2020, kl. 17.00 - 21.00: FUR møde
• Torsdag d. 10. september 2020, kl. 18.30 - 21.00: Reserveret til evt. Årsmøde
• Tirsdag d. 27. oktober 2020, kl. 17.00 – 21.00: Efterårsmøde
• Tirsdag d. 1. december 2020, kl. 17.00 - 21.00: FUR møde

Der er pt. ikke flere planlagte mødedatoer.

REFERAT:
 

 

Der er pt. ikke flere planlagte mødedatoer.

Til beslutning: Planlægning af nye møder og arrangementer

REFERAT:

 

x) Eventuelt

REFERAT:

 

x) Tjek ud af online videomøde
Det er godt at vide, hvordan mødedeltagerne har oplevet kvaliteten af videomødet. Specielt nu hvor det er en ny mødeform for Udviklingsrådet.

Til orientering: Mødedeltagernes opleves af videomødet

REFERAT:

 

 

________________________________________________________________

 

Konstituering

3) Konstituering.

3.1) I Vedtægterne står der følgende:
"Alle afstemninger afgøres ved simpelt flertal, og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende."
"Rådet konstituerer sig med formand, næstformand og kasserer. Disse poster besættes for 1 år ad gangen, og genvalg kan finde sted".

Til beslutning: Fredsvalg eller afstemning om formand, næstformand og kasserer

REFERAT:
Valgt til formand......: 
Valgt til næstformand..:
Valgt til kasserer.....: 

 

3.2) I Vedtægterne står der følgende:
"Rådet er ansvarlig for udarbejdelse af referat fra dets møder."

Til beslutning: Valg af 1. og 2. sekretær

REFERAT:
Valgt til 1. Sekretær og referent..: 
Valgt til 2. Sekretær og referent..: 

 

3.3) I Vedtægterne står der følgende:
"Rådet vælger desuden blandt sine medlemmer en repræsentant, der indgår i det fælles udviklingsråd i Varde Kommune."

Til beslutning: Fredsvalg eller afstemning om repræsentant til Fælles Udviklingsrådet (FUR)

REFERAT:
Valgt til repræsentant i FUR: 

 

3.4) I Vedtægterne står der følgende:
"Såfremt de enkelte områder ikke kan opnå valg af tilstrækkelige kandidater, tilfalder pladsen i rådet et af de øvrige områder efter afstemning i rådet. Hvis området efter årsmødet, men inden konstitueringen finder en kandidat, tilfalder pladsen dog det pågældende område".

Til orientering: Udviklingsrådet kan glæde sig over at alle poster er besat dags dato.

REFERAT:

 

3.5) I vedtægterne står følgende:
"Det enkelte geografiske område fastsætter selv sin valgprocedure og vælger selv sine suppleanter."
Det har værdi for arbejdet at Udviklingsrådet er fuldtalligt ved Rådsmøderne. 

Til beslutning: Udviklingsrådets opfordring om at bede områderne at vælge suppleanter?

REFERAT:

 

 

x) Revision af Ministerposter (Uddeling af ansvars- og fokusområder og oprettelse af udvalg)
Vi reviderer ministerposter og ministeriernes ansvars- og fokusområder. Til hver ministerium kan der oprettes et udvalg. Ministre og Udvalgsmedlemmer kan hentes ind alle steder fra også uden for Udviklingsrådet. Det er dog hensigtsmæssigt at Ministre er medlem af Udviklingsrådet.

Se herunder gældende: "Ministerier og opgavefordeling pr. XXXXX":

 

 

Til beslutning: Revidering af ministerier og udnævnelse af Ministre.

REFERAT:

 

x) Synliggørelse af Udviklingsrådet. Fotografering og gruppebillede af rådsmedlemmer

Der skal gøre noget mere for synliggørelsen af Udviklingsrådet. Hertil er der brug for flere nyhedsartikler om udviklingsrådets virke og billeder af rådsmedlemmer.

Til beslutning: Synliggørelse af UR samt fotografering og gruppebillede af rådsmedlemmer.

REFERAT: