Dagsorden er endelig!

Mødet afholdes som videomøde kl. 18.30, torsdag den 30. april

Har du forslag, spørgsmål og kommentarer til dagsordenen er du meget velkommen til at henvende dig til Formand Claus Jeppesen tlf. 20 29 59 55 / claus@vestland.dk 

INDKALDTE MØDEDELTAGERE: 
AGERBÆK: Ulla Sundvang, Jonna Buch Andersen, Hans Ove Lavridsen
STARUP: Lars Bo, Mikkel Ottosen
ÅRRE: Jørn S. Pedersen, Jonna Kvist
FÅBORG: Jørgen Madsen, Jan Skovbjerg
HJORTKÆR: Ingrid Sand Simonsen
VRENDERUP: Claus Jeppesen

FRAVÆRENDE:
Mikkel Ottosen
Jonna Kvist

REFERAT:
Ingrid Sand Simonsen

1) Tjek ind på online videomøde
Udviklingsrådet Helle Øst's 3. ordinære rådsmøde afholdt som videomøde på Zoom!

Login kode er sendt til alle rådsmedlemmer på mail og SMS.

Mødet på Zoom kan maksimum vare i 40 minutter. Derefter stoppes mødet automatisk.
Mødedeltagerne får så et nyt login på mail og SMS og mødet genoptages i yderlig 40 minutter.

Vi siger hej til hinanden, får teknikken på plads og sætter mødet igang

Til debat: Hvordan er det at tjekke ind på videomøde?

REFERAT: 
Vi kom alle med Zoom efter lidt justeringer med lyden ved nogle deltagere.

2) Godkendelse af referatet fra:

• 23/4-2020 Rådsmøde i Udviklingsrådet Helle Øst

REFERAT: 
Godkendt

3) Godkendelse af dagsordenen.

REFERAT: 
Godkendt

4) Næste møde for Udviklingsrådet

Gennemgang af alle datoer for rådsmøder og arrangementer der vedrører Helle Øst.

• Torsdag den 30. april kl. 18.00: Årsmøde AFLYST pga. Covid-19
• (afholdes såfremt at Corona-udfordringen er overstået)
• Onsdag den 27. maj kl. 18.00: Ordinær rådsmøde. 
   
• Tirsdag d. 9. juni 2020, kl. 17.00 - 21.00: FUR møde
• Torsdag d. 27. august 2020, kl. 17.00 - 21.00: FUR møde
• Torsdag d. 10. september 2020, kl. 18.30 - 21.00:  Årsmøde 
• Tirsdag d. 27. oktober 2020, kl. 17.00 – 21.00: Efterårsmøde
• Tirsdag d. 1. december 2020, kl. 17.00 - 21.00: FUR mød

Der er pt. ikke flere planlagte mødedatoer.

Til beslutning: Planlægning af nye møder og arrangementer

REFERAT:
Claus udsender doodle for evt. datoer i august m. fl.

5) Kommunikation mellem parter og borger i Varde Kommune

Varde Kommunes kommunikations håndtering
Når Varde kommune vil informerer vores foreninger og lokalsamfund om forskellige emner (f.eks. muligheder for at søge midler), så foregår det sådan her:

1. En Embedsmand i forvaltningen vurderer om information om en sag skal sendes ud til borgerne eller arkiveres? Embedsmanden beslutter måske at sende informationen til:
2. Lokalkonsulenten, der vurderer om informationen skal videresendes eller arkiveres? Lokalkonsulenten beslutter måske at videresende informationen til:
3. De enkelte FUR-medlemmer, der vurderer om informationen skal videresendes eller arkiveres? Nogle FUR-medlemmer beslutter at arkiverer informationen og andre videresender den måske til:
4. De enkelte Udviklingsrådsmedlemmer, der vurderer om informationen skal videresendes eller arkiveres? Nogle Udviklingsrådsmedlemmer beslutter at arkiverer informationen og andre videresender den måske til:
5. Borgerforeningsformanden, der vurderer om informationen skal videresendes eller arkiveres? Nogle Borgerforeningsformænd beslutter at arkiverer informationen og andre videresender den måske til:
6. Borgerforeningens bestyrelse samt byens Lokalråd og Fritidsforeninger, der vurderer om informationen skal videresendes eller arkiveres? Nogle beslutter at arkiverer informationen og andre videresender den måske til:
7. Foreningens Medlemmer og byens Borger, der vurderer om den skal videresendes eller arkiveres? Nogle beslutter at arkiverer informationen og andre videresender den måske til:
8. Naboen der kontakter Forvaltningen for at høre, hvorfor han har fået information ad omveje og hvorfor den først kommer nu ca. 3 uger efter?!?
9. Osv…

Problemet er, at hvis blot et led i kommunikationskæden svigter, så når budskabet ikke ud til den endelige slut modtager.
Det er desværre sket, at Udviklingsrådets formand har overset mails eller fået dem udsendt meget sent.

5 A) Nyhedsbrev fra Varde kommune og Ruban
Varde kommune bør i samarbejde med Ruban give borgerne mulighed for at tilmelde sig nyhedsbreve efter interesse.

Varde Kommune kunne udsende et ugentligt nyhedsbrev med et overblik over aktuelle nyheder, sager, høringer, arrangementer, møder osv. 
Alle sager er emneinddelt efter plan/teknik, kultur/fritid, børn/læring osv. og geografisk inddelt efter udviklingsrådsområder.  
Den enkelte Borger, udviklingsråd og forening kan ved en selvbetjeningsløsning selv til- og fravælge nyheder efter interesse.

Se Silkeborg kommune som eksempel: https://silkeborg.dk/Special/Tilmeld-nyhedsbrev 

Til beslutning: 
Opfordring til Varde kommune om forbedring af kommunikation mellem alle parter.

Foreslå Varde Kommune i samarbejde med Ruban at udsende et nyhedsbrev med fast interval.

REFERAT: 
Claus gennemgik kommunikationsmåden/ rutinen i Varde kommune.
Forslag til Varde kommune: se Silkeborgmodellen.
Foreslå Varde kommune i samarbejde med Ruban at udsende et nyhedsbrev med fast interval.

5 B) Online Kalender fra Varde kommune og Ruban
Varde Kommune opretter i samarbejde med Ruban en offentlig online kalender, som alle borger samt udviklingsråd og foreninger kan abonnere på. 
- Den indeholder kommunens forskellige årshjul for respektive områder herunder Udviklingsrådsmodellen, byrådsmøder og udvalg osv. 
- Den opdateres løbende med de arrangementer og møder som kommunen og lokalsamfund afholder. 
- Det fremgår i søge- og filterfunktionen, hvem de enkelte arrangementer og møder henvender sig til og om det er offentlige eller lukkede møder m.m. 
- Den enkelte borger, udviklingsråd og forening kan på kommunens hjemmeside abonnerer på arrangement- og mødeemner efter interesse. Herefter vil de automatisk indgå i den enkelte borgeres private kalender og i kalenderne på Udviklingsrådenes og foreningernes hjemmesider. Det giver up to date overblik og effektiv mødeplanlægning for alle borgere, foreninger og udviklingsråd. 
Kommunen, foreninger og lokalsamfund vil opnå langt større automatisk eksponering af deres arrangementer og nå ud til flere borgere, der vil få direkte og omgående besked.

Online booking og tilmelding til møder er selvfølgelig en del af kalenderens funktioner.

Til beslutning: 
Foreslå Varde Kommune i samarbejde med Ruban at oprette en online kalender

REFERAT: 
Rådet foreslår Varde kommune i samarbejde med Ruban at oprette en online kalender.

5 C) Agendaliste fra Varde kommune og Ruban
Kommunens og Rubans kalender og nyhedsbrev kommer tilsammen til at udgøre en agendaliste. Med let adgang fra forsiden på kommunens og Rubans hjemmesider kan alle borgere få et hurtigt overblik over alt, hvad der er aktuelt i kommunen, foreninger og lokalsamfund. På listen kan man filtrere og søge på en lang række ting. F.eks. høringer, dagsordener/referater, udvalgsområder, arrangementer og nyheder osv.

Til beslutning: 
Foreslå Varde Kommune i samarbejde med Ruban at oprette en online agendaliste

REFERAT: 
Rådet foreslår Varde kommune i samarbejde med Ruban at oprette en online agendaliste.

5 D) Pressen og Sociale medier får et feed fra Varde Kommune og Ruban
Kalender, Nyhedsbrev og Agendaliste integreres med relevante nyheds- og sociale medier via automatisk feed.

Se eksempel på feed fra Facebook på UR Helle Øst hjemmeside i højre kolonne: https://helleoest.dk/menu/facebook

Til beslutning: 
Foreslå Varde Kommune i samarbejde med Ruban at oprette et feed til pressen og sociale medier

REFERAT: 
Rådet foreslår Varde Kommune i samarbejde med Ruban et oprette et feed til pressen og 
sociale medier.

5 E) Platform til videomøder fra Varde Kommune og Ruban
Covid-19 pandemien har lært os, at det kan være nødvendigt at erstatte fysiske møder med online videomøder.
Møder kan også være en kombination af fysiks møde og videomøde. Her kan en del af mødedeltagere være samlet fysik og en anden del deltager online.
Det kan også blot være streaming af møder, hvor online deltagere kun har mulighed for at se med.

Til beslutning: 
Foreslå Varde Kommune i samarbejde med Ruban at tilbyde lokalsamfund en platform til online videomøder

REFERAT: 
Rådet foreslår Varde Kommune i samarbejde med Ruban at tilbyde lokalsamfund en platform 
til online videomøder.

5 F) Debatforum fra Varde Kommune og Ruban
Nogle debatter egner sig ikke til e-mail, Facebook, Messenger og lignende medier. 
Her vil et online chatforum for embedsfolk, politikere, udviklingsråd, foreninger osv. være en mere effektiv kommunikationsform. 
Derfor forslår vi, at Varde Kommune og Ruban stiller chatforum/intranet til rådighed.

Til beslutning: Foreslå Varde Kommune i samarbejde med Ruban at oprette et debatforum

REFERAT: 
Rådet foreslår Varde Kommune i samarbejde med Ruban at oprette et debatforum.

Prioritering af disse punkter. De hænger en del sammen.
Laves i samarbejde  med de lokale samfund - meget væsentligt

 
Kommunikation mellem parter og borger i Varde Kommune

SLUT
____________________________________________________________________

6) Viden og information om Udviklingsråd og bestyrelsesarbejdet

6 A) Viden og uddannelse til frivillige bestyrelser og råd på www.fur.udviklingsraad.dk. 
Når du er aktiv frivillig i lokalsamfundet har du brug for relevant information og viden om de forhold, der gør sig gældende. Der kommer hele tiden ny viden og nye muligheder og metoder, som alle har brug for at blive opdateret på.
Alt dette kan samles på en online vidensbank på www.fur.udviklingsraad.dk. 
Formidlingen kan være introkurser på video med forklaring om forretningsgange og processer om forening- og lokalsamfundsudvikling. 
Der kan være lister over videns personer og facilitering. 
Tilbud om kurser i innovation, samskabelse, projektledelse og facilitering osv. Viden om fundraising og link til fonde, puljer og finansiering herunder crowdfunding.

Bl.a. Landdistrikternes Fællesråd og Liv og Land har oprettet vidensbanker som FUR kan henvise til. Men der er mange lokale forhold i Varde Kommune, som ikke fremgår overskueligt på et sted.

Til beslutning: 
Foreslå Varde Kommune i samarbejde med FUR at oprette en online vidensbank og uddannelse til frivillige bestyrelser og råd på www.fur.udviklingsraad.dk.

REFERAT: 
Rådet foreslår Varde kommune i samarbejde med FUR at oprette en online vidensbank og 
uddannelse af frivillige bestyrelser og råd.

6 B) Oplysning om Udviklingsrådsmodellen 2.0 
Publikationen ”Udviklingsrådene i Varde Kommune, Version 2” er lang og tung læsning – det ville vinde ved at blive redigeret drastisk ned. Den nedredigerede version kan publiceres online som en letlæst PDF-fil og evt. tryksag, der udsendes til alle interessenter i Varde Kommune via mail og evt. post.

Udviklingsrådsmodellen
Udviklingsrådsmodellen 2.0

Til beslutning: 
Foreslå Varde Kommune i samarbejde med FUR at publicerer en letlæst og flot tryksag om Udviklingsrådsmodellen 2.0

REFERAT: 
Rådet foreslår Varde kommune i samarbejde med FUR at publicere en letlæst og flot tryksag om 
Udviklingsrådsmodellen 2.0.
Det er tidligere besluttet at udsende "en Pixibog" med modellen.

Viden og information om Udviklingsråd og bestyrelsesarbejde

SLUT
____________________________________________________________________

REFERAT: 
Varde byråd må give svar på, hvad de havde tænkt sig med ansættelse af en 
bosætningskonsulent og den praktiske iværksættelse af bosætningsstrategien.
Rådet ønsker, at der bliver en tovholder i kommunen med ansvar for 
bosætningsstrategiens gennemførelse.
Rådet er enig om, at alle borgerfoerninger i Helle Øst skal deltage som føl i
Agerbæks møde/kursus om bosætningsstrategien og lære, hvordan den skal implementeres?
Rådet ønsker en samlet branding og profilering af hele Helle Øst Området og ikke kun Agerbæk.
Det er vigtigt, at de lokale og Ruban bliver taget med på råd omkring branding og profilering.
Her har alle byer i Helle Øst har en Ruban-hjemmeside, som bør indgå i kommunens planer om
online synliggørelse.

8) Budget 2021 for Varde Kommune
I budgetproceduren til budget 2021 er der lagt op til, at udviklingsrådene kan indsende budgetønsker/bemærkninger med frist den 24. april 2020.
De indkomne ønsker vil derefter blive behandlet i udvalgene i maj og juni måned.
I bedes således indsende budgetønsker til Lisbeth Linding senest fredag den 24. april, og jeg viderebringer dem til vores økonomiafdeling for evt. videre bearbejdning og distribution til de forskellige udvalg.

Til beslutning: Indsendelse af budgetønsker

REFERAT: 
Vi skal være klar til at indsende budgetønsker næste gang i februar - marts 2021

 Orienteringspunkter

9) Kommunikationsgruppen og borgerjournalistik kurser

Kommunikationsgruppen: 
Claus og Jesper Christiansen fra Agerbæk Udvikling er i gang med at oprette en kommunikationsgruppe for Helle Øst. 
Plan er at skabe et samarbejde mellem webmastere, skribenter, fotografer mf. for lokale hjemmesider og lokalblade.
Målet er, at vi ved et samarbejde kan opnå størrer synliggørelse af aktiviteterne i foreningerne og lokalsamfundene i Helle Øst.

Borgerjournalistik kurser med Ruban:
Ruban har fået tilsagn om 100.000 kr. fra LAG og sammen med modtaget 120.000 kr. fra Varde Kommune, til freelanceansættelse af en journalist / webredaktør. Ruban har i februar måned lavet aftale med en journalist og en fotograf som skal komme ud og synliggøre vores lokalsamfund, foreninger og råd. 
Tilbuddet gælder for alle som har lyst og interesse i at skabe indhold til vores foreninger og lokalsamfunds hjemmesider og lokalblade i Varde kommune.

Projektet er blevet forlænget pga. Covid-19 situationen og skal være afviklet inden 1. december 2020.

Til orientering: Status på Rubans gennemførelse af projektet med journalisten

REFERAT: 
Claus og Jesper Christiansen er i gang med at forberede indledende møde 
med lokale webmaster og skribenter.
Herefter vil kursus og emner for borgerjournalistik blive aftalt. 

10) Referat fra Rubans ekstraordinære generalforsamling d. 13/6-2019
Lars Bo har 2 gange pva. Udviklingsrådet bedt om en orientering om, hvordan det går med ansættelse af en journalist. 
Samtidig er der bedt om et referat fra den ekstraordinære generalforsamling.
Dette var ikke sket ved sidste UR-møde.

Til orientering: Status på Rubans fremsendelse af referat

REFERAT: 
Vi vil ikke sende flere rykkere til Ruban om udsendelse af referat.
I stedet vil vi rykke for dette på en kommende generalforsamling.

11) Money money money, -hvor mange vil du have?
60 millioner:
www.nordeafonden.dk/herborviSå kan I nu søge fra 100.000 kr. op til 1 mio. kr. i støtte fra Nordea-fondens Her bor vi-pulje.Nordea-fonden uddeler i år 60 mio. kr. til projekter, som skaber aktivitet og styrker fællesskabet i mindre bysamfund over hele landet med 200 – 5.000 indbyggere.

12) "Fælles Strategiplan" for Helle Øst

Til orientering: Status på "Fælles Strategiplan" for Helle Øst

REFERAT: 
Claus forbereder at holde møde med borgerforeningerne og Agerbæk Udvikling om den fælles strategiplan

13) PowerTower Helle 
Erhvervsministeren fremlægger sidste nyt om PowerTower Helle 

Til orientering: Status på PowerTower Helle

REFERAT: 
Jørgen har har hjulpet Agerbæk Smed med større lokaler i den gamle møbelfabrik.
De skal bl.a. bruges til produktion af håndvaske.