Indkaldte mødedeltagere: 
AGERBÆK: Ulla Sundvang, Jonna Buch Andersen
STARUP: Lars Bo, Mikkel Ottosen
ÅRRE: Jørn S. Pedersen, Jonna Kvist
FÅBORG: Jørgen Madsen, Jan Skovbjerg
HJORTKÆR: Ingrid Sand Simonsen
VRENDERUP: Claus Jeppesen

Fraværende: 

Referent:
Ingrid Sand Simonsen

REFERAT: 
Det gik fint. Zoom er købt, så der skulle ikke komme afbrydelser.

REFERAT: 
Godkendt

REFERAT: 
Godkendt

REFERAT: 
Der har ikke været afholdt udgifter siden sidste møde. 
For 2 uger siden gik årets betaling ind fra kommunen, 
så kassebeholdningen er d.d. 118.700 kr.

5) Registrering af kunst/kultur i Helle Øst
Vi har fået en henvendelse fra Varde Kommune om registrering af kunstværker i Helle Øst. Man ønsker hermed at kunsten nemmere kan formidles til et bredere publikum. 

Claus har lavet en oversigt, som er sendt til Ingrid og Cc. rådsmedlemmer. Se den herunder:

1) Intro: Kunst og kultur i Helle Øst 2) Årre Fåborg og Vrenderup: Kunst og kultur i Helle Øst 3) Starup plantage og Agerbæk: Kunst og kultur i Helle Øst 4) Starup Baldersbæk og Nabobyer: Kunst og kultur i Helle Øst 5) Varde og inspiration: Kunst og kultur i Helle Øst 6) Friland og inspiration: Kunst og kultur i Helle Øst

 

Ingrid har lavet et skema, som kan bruges til at registrer kunstværker i vores område. 
Registreringen må meget gerne ske sammen med et billede af kunstværket.

Skema til registrering af kunstværker

Til orientering: Status på registrering af kunstværker i Helle Øst

REFERAT:
Ingrid får Claus`s filer, 
samler de forskellige forslag sammen, 
forsøger at få tekst skrevet til de forskellige billeder. 
Ingrid har også modtaget forslag fra Jørgen Madsen og 
modtager gerne fra de øvrige medlemmer. 
Vil gerne vi kan afslutte denne specielle opgave inden næste møde (efter sommerferien).
Claus vil hjælpe med det tekniske.
Ingrid kontakter Ilse Due, Starup og 
følger op på projektet fra 2019 i samarbejde m. Varde kommunes kunstudvalg.

 

6) Danskundervisning for udlændinge
Der bor og arbejder en del udlændinge i vores område. Specielt østeuropæer.

- Vi har besluttet at finde ud af mulighederne for at iværksætte danskundervisning for udlændinge.

- vi har besluttet at afdække muligheden for at lave tiltage for integration af udlændinge.

Umiddelbart er Varde Kommunes procedure for danskundervisning følgende:

Når Varde kommunen får kendskab til at der er ankommet flytninger/indvandre til kommunen, får de straks tilbudt dansk undervisning 1 til 2 gange om ugen, der er dog en selvbetaling på 1.200 kr. pr. modul, dette er bestemt ved lov. Der kan tilbydes 6 moduler.
Man har et klippekort system, som gælder i hele landet, altså har de brugt klip i en anden kommune, har de ret til tilsvarende færre klip i Varde kommune.

Jonna Kvist har været tovholder på opgaven, men har meddelt, at hun træder ud af Udviklingsrådet når hendes afløser er fundet.

Til beslutning: Videreførelse af danskundervisning og integration for udlændinge

REFERAT: 
Jørgen Madsen vil godt være med i dette arbejde.
Jonna har i dag skrevet til Hanne Christensen, Jobcentret i Varde vedr. emnet. 
Vi afventer svar fra hende.
Jonna taget sig af opgaven, indtil der kommer en afløser for hende.
Måske er der andre udvalgsmedlemmer, der kender personer, 
der kan tænke sig at arbejde med dette emne.
Jonna foreslår, at det bringes op i borgerforeningerne. 
Udvalgsmedlemmerne tager fat i deres respektive borgerforeninger.
Jørn foreslår kontakt til Landboforeningerne.
UVR kan yde økonomisk støtte til dette projekt.

 

7) Efterårsmøde med byrådet
Tema til Efterårsmødet d. 27/10-2020 skal vælges på næste FUR-møde den 9. juni 2020.

FUR er tovholder på mødet og der skal vælges tema, nedsættes arbejdsgruppe m.m.

Til debat: Forslag til tema for efterårsmøde

REFERAT: 
Jørgen Madsens forslag: spørgetid ( som i Folketinget). Bruge en skarp mødeleder, gerne fra FUR.
Lars: evt. først en brainstorm blandt alle udviklingsråd, hvorefter FUR sætter dagsordenen.
Forslag med evt.hjælp fra Tyge Mortensen. 

 

8) Emner til FUR-mødet
Der afholdes FUR-videomøde den 9. juni 2020
Følgende punkter er på dagsorden:

• Corona-update – herunder brugen af online mødeplatforme
• Status på kommuneplan og bosætning
• Grønt Danmarkskort/synliggørelse af lokale perler – Henrik Sønderbys oplæg til projekt for styrkelse af synliggørelse af Varde Kommunes potentialer
• Kommunikation og synliggørelse – evt. nedsættelse af arbejdsgruppe. Claus Vestland Jeppesens punkt, som blev udskudt fra seneste møde

Til beslutning: Forslag til punkter på FUR-mødet fra Helle Øst

REFERAT: 
Claus orienterede om emnerne.

  

9) Politisk Netværksgruppe Helle
Vi har i forrige periode haft 4 lokalpolitikere repræsenteret i byrådet. Nu har vi "kun" 2.

Det er vigtigt for bosætning, udvikling af liv og vækst i Helle Øst, at vi har god repræsentation i byrådet.

Dygtige og engagerede lokalpolitikere, der understøtter samarbejdet og netværket med borgerforeninger og Udviklingsrådet er nødvendig for at lykkes med vores virke for lokalsamfundsudviklingen.

"Alle må trække på den samme hammel"!

Efter kommunalvalget i 2017 afholdte vi et møde, hvor alle politiske kandidater, partiforeninger og valgte i Helle Øst og Helle Vest var inviteret. 
Formålet med mødet var at skabe et bedre samarbejde og netværk mellem udviklingsrådet og de politiske engagerede.
At lære nye kandidater om Udviklingsrådets arbejde med lokalsamfundsudvikling, så de blev bedre påklædt til at få en byrådspost.

Link: Møde med Politisk Netværksgruppe Helle

Der er kommunalvalg til næste år i 2021.

Hvordan er status for kandidater til kommunalvalget?

Til debat: Hvad kan vi gøre for at styrke Helle Øst's repræsentation i byrådet?

REFERAT: 
Debat om mulige kandidater. 
Det er vigtigt, at der er personer i byrådet, 
som har interesse for lokalområdet i den østlige del af kommunen.

Vi besluttede, at der afholdes et møde her i efteråret med repræsentanter 
fra de forskellige politiske partier og igen næste efterår før valget.

 

10) Vedtægtsændring om brug af online videomøde til evt. Årsmøde
Ved Rådsmødet den 23/4-2020 blev det besluttet at Rådet ønsker en ændring af vedtægter til at Årsmødet og andre møder kan foregå via online videomøde. Lars vil udforme et forslag til tekst. Endelig godkendelse af af vedtægtsændring skal ske på næste Årsmøde.

Den aktuelle pandemi har lært os, at det kan være nødvendigt at erstatte fysiske møder med online videomøder.

Møder kan også være en kombination af fysiks møde og videomøde. Her kan en del af mødedeltagere være samlet fysisk og en anden del deltager online.

Det kan også blot være streaming af møder, hvor online deltagere kun har mulighed for at se med og evt. chatte med beskeder og spørgsmål.

Link til vedtægter

Se Erhvervsstyrelsens vejledning om generalforsamlinger afholdt på videomøde:
Vejledning om generalforsamlinger som videomøde

 

Lars's forslag til tekst:

Vedr. §4:
”Udviklingsrådet foreslår, at der i forlængelse af den ellers uændrede nuværende §4 tilføjes en paragraf 4b med følgende ordlyd:

 ”§4b:
Under samfundsmæssige omstændigheder, hvor Folketinget og/eller anden offentlig myndighed af sikkerhedsmæssige årsager eller på grund af stor smitterisiko opfordrer til at undgå eller direkte har forbudt, at mennesker forsamles i større grupper, kan årsmødet afvikles via alment tilgængeligt videolink. At årsmødet afvikles via videolink, skal tydeligt fremgå af indkaldelsen til årsmødet, og den direkte begrundelse for at ty til denne undtagelsesvise afviklingsform med anvendelse af videolink skal nævnes sammesteds.

De øvrige regler vedrørende årsmødet gælder uændret – uanset afviklingsformen.”

Forslaget har sin begrundelse i Covid-19-krisen i foråret, som jo bl.a. har medført udsættelsen af dette årsmøde. Forslaget har til formål at sikre, at dette ikke behøver gentage sig.”

Til beslutning: 
Godkendelse af Lars's tekst om ændring af vedtægter til, at Årsmødet og andre møder kan foregå via online videomøde  

REFERAT: Teksten blev godkendt.
Måske skal der skrives foråret 2020

 

11) Vedtægtsændring af "Tildeling af kandidater"
Ved Rådsmødet den 23/4-2020 blev det besluttet, at Rådet ønsker en ændring af vedtægterne, så andre områder ikke kan overtage et andet områdes poster. Lars vil udforme et forslag til tekst. Endelig godkendelse af af vedtægtsændring skal ske på næste Årsmøde.

I Vedtægterne står der følgende:
"Såfremt de enkelte områder ikke kan opnå valg af tilstrækkelige kandidater, tilfalder pladsen i rådet et af de øvrige områder efter afstemning i rådet. Hvis området efter årsmødet, men inden konstitueringen finder en kandidat, tilfalder pladsen dog det pågældende område"

Lars's forslag til tekst:

Vedr. §3: 
”Såfremt et område ikke kan mønstre det antal repræsentanter til udviklingsrådet, som området har af pladser i rådet, reduceres rådets antal af pladser tilsvarende. Er der tale om, at én plads ikke kan besættes, betyder det, at rådet er fuldtalligt, når blot 10 medlemmer er til stede. Er der tale om 2 ubesatte rådspladser, er rådet fuldtalligt, når 9 medlemmer deltager – etc.

Finder et sådant område en repræsentant til den ubesatte plads mellem to årsmøder, optages vedkommende ved førstkommende rådsmøde, og kravet til antal fremmødte for at kunne erklære rådet fuldtalligt øges tilsvarende.”  

Til beslutning:
Godkendelse af Lars's tekst om ændring af vedtægter, så andre områder ikke kan overtage et andet områdes poster

REFERAT: 
Vedtaget at det kommer op på det kommende årsmøde.
Ordet fuldtalligt udgår.

 

12) Beslutningers gyldighed og det enkelte rådsmedlems mandat
I forhold til at rådet får større økonomi, flere projekter og mere ansvar, så er det mere og mere vigtigt at vide, hvornår Udviklingsrådet og det enkelte Rådsmedlem er beslutningsdygtig?

Der kan være situationer, hvor der er brug for, at en beslutning skal træffes hurtigt.

1. Hvor mange Rådsmedlemmer skal have deltaget i en afstemning for, at en beslutning er gyldig for Udviklingsrådet?
2. Hvilken varsling og indkaldelse skal Rådmedlemmerne have for, at en gyldig beslutning kan træffes pva. Udviklingsrådet?
   1. Er 1 times varsling nok?
   2. Er 1 mail, 1 SMS, 1 Messenger besked, 1 Snap eller en meddelelse på andet medie nok?
3. Hvilke afstemningsmetoder kan anvendes?
   1. Afstemning ved online møde?
   2. Afstemning online via APP eller hjemmeside?
4. Hvilken mandat har det enkelte Rådsmedlem til at udtale sig på Udviklingsrådets vegne og træffe selvstændige beslutninger?
5. Skal en beslutning på Udviklingsrådets dagsorden og nedskrives i et godkendt referat før, at den er gyldig og kan effektueres?

I vedtægterne står der følgende i §3:
- Udviklingsrådet tegnes af det samlede råd eller af formanden sammen med et bestyrelsesmedlem fra et andet geografisk område end formanden. I formandens fravær af næstformanden sammen med et bestyrelsesmedlem fra et andet geografisk område end næstformanden.

- Alle afstemninger afgøres ved simpelt flertal, og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Måske beslutningsdygtigheden kræver en ny præcisering i vedtægterne?
Link til vedtægter

På Rådsmødet den 23/4-2020 blev emnet debatteret:
Hvornår er en beslutning gyldig og har udviklingsrådets opbakning?
Hvornår har det enkelte rådsmedlem mandat til at handle og udtale sig pva. Udviklingsrådet?

Resultat var at Rådet ønsker en vedtægtsændring, der præciserer emnet. Claus vil udforme et forslag til en tekst. Endelig godkendelse af af vedtægtsændring skal ske på næste Årsmøde.

Til beslutning: 
Godkendelse af Claus's tekst om ændring af vedtægter, der præciserer emnet.

REFERAT: 
Claus har endnu ikke skrevet denne tekst.

 

13) Fordeling af en del af kassebeholdningen
Punktet er ønsket på dagsorden af Jørn S. Pedersen, der laver indledning hertil.

Til beslutning: Fordeling af en del af kassebeholdningen

REFERAT: 
Jørn Pedersen foreslog, at der blev uddelt penge 
til Borgerforeningerne til fordeling i de forskellige foreninger.
Efter en debat om emnet blev vi enige om, at der er flere områder 
(Power Tover, dansk undervisning + flere indenfor vort eget område (udvikling)
kan bruge en del af vore penge. 
Strategiplanen kan måske også bruge "penge".
Forslaget blev ikke vedtaget.

 

 

Orienteringspunkter

14) Anbefaling af projekt: Hesselho Naturformidling
Udviklingsrådet Helle Øst har af Holger Grumme Nielsen, Hesselho fået forelagt et projekt som indeholder:  

Til orientering: Udviklingsrådets stillingtagen til projektet

REFERAT: 
9 af Udviklingsrådet nuværende 10 medlemmer har via mail besvaret, 
at de ønsker at give projektet deres bedste anbefalinger.
1 Rådsmedlem har ikke besvaret.

Vedhæftet Udviklingsrådets anbefaling af projektet:
Anbefaling af projekt Hesselho Naturformidling

 

15) Valg af online videomødesystem og evt. betaling.

Med gratis versionen af Zoom bliver mødet automatisk lukket efter 40 minutter.
Hvis vi skal have ubegrænset mødetid, så skal vi enten betale for Zoom eller bruge et andet system.

Til orientering: Valg af mødesystem og betaling.

REFERAT: 
På rådsmødet den 30/4-2020 blev det besluttet at vælge og købe abonnement 
på Zoom som primær videomødesystem. 
Årsabonnement på Zoom er blevet købt til formanden.

 

16) Køb af E-bogen: Facilitering af onlinemøder

E-bogen indeholder: 
107 sider med viden og konkrete værktøjer, som du umiddelbart kan tage i brug til onlinemøder.

Kapitel 1: Det tomme rum – Sådan får du tilstrækkelig feedback fra deltagerne.

Kapitel 2: Vi mangler online kage – Sådan skaber og vedligeholder du relationer på virtuelle møder.

Kapitel 3: Kaos! Sådan styrer du deltagerne sikkert gennem mødet.

Kapitel 4: Undgå Onslow-effekten – Sådan fremstår du professionel, også når du sidder derhjemme.

Kapitel 5: Stram op! Sådan skaber du mødedisciplin og god mødekultur.

Kapitel 6: Gør det visuelt – Sådan gør du dine online møder mere grafiske og involverende.

Kapitel 7: Den virtuelle Toolbox: 26 værktøjer til online møder og-processer

Prisen er: 475,00

Vær opmærksom på at e-bogen er et personligt køb og må ikke deles med f.eks. kollegaer.

Til orientering: Udviklingsrådets køb af E-bogen til formanden: Facilitering af onlinemøder

REFERAT: 
Formanden har købt e-bogen.

 

17) Vandrefestival
ProVarde har planer for at arrangerer en Vandrefestival 4. - 6. oktober.

Mikkel har d. 7 maj 2019 skrevet følgende mail til ProVarde: 
"Vi har med stor interesse læst Pro-Vardes nyhedsbrev og set at i har en vandrefestival i støbeskeen den 4.-6. oktober i år.
Her vil vi gøre jer opmærksom på Varde Øst´s område som en oplagt mulighed for at være en del af jeres festival.
I er velkommen til at kontakte Holger Grumme Nielsen for at høre mere om Holme å - Kyst til Kyst stien - Københavner plantagerne i Baldersbæk - Baldersbæk slot....osv
Holger arrangerer mange inspirerene guidede ture i dette område.

Vi håber på at der er plads til Varde Øst i jeres festival,og ser frem til at se den endelige program".

Til orientering: Vandrefestivalen

REFERAT: 
Mikkel: der er ikke sket noget endnu. Følger op det.

 

18) Kommunikationsgruppen og borgerjournalistik kurser

Kommunikationsgruppen: 
Claus og Jesper Christiansen fra Agerbæk Udvikling er i gang med at oprette en kommunikationsgruppe for Helle Øst. 
Plan er at skabe et samarbejde mellem webmastere, skribenter, fotografer mf. for lokale hjemmesider og lokalblade.
Målet er, at vi ved et samarbejde kan opnå større synliggørelse af aktiviteterne i foreningerne og lokalsamfundene i Helle Øst.

Borgerjournalistik kurser med Ruban:
Ruban har fået tilsagn om 100.000 kr. fra LAG og sammen med modtaget 120.000 kr. fra Varde Kommune, til freelanceansættelse af en journalist / webredaktør. Ruban har i februar måned lavet aftale med en journalist og en fotograf som skal komme ud og synliggøre vores lokalsamfund, foreninger og råd. 
Tilbuddet gælder for alle som har lyst og interesse i at skabe indhold til vores foreninger og lokalsamfunds hjemmesider og lokalblade i Varde kommune.

Projektet er blevet forlænget pga. Covid-19 situationen og skal være afviklet inden 1. december 2020.

Til orientering: Status på Rubans gennemførelse af projektet med journalisten

REFERAT: 
Der er intet sket siden sidste rådsmøde den 30/4-2020.

 

19) "Fælles Strategiplan" for Helle Øst
Strategigruppen:
På det fællesrådsmøde med borgerforeningerne mf. den 27/1-2020 blev det besluttet at oprette en "Strategigruppe" med det formål at udarbejde en fælles strategiplan for Helle Øst området.
Claus fik til opgave at samle gruppen på 5 personer.
Claus kontakter de enkelte byer: Fåborg, Årre, Agerbæk, Starup/Tofterup, der hver må stille med 1 person til gruppen.

Link til mødet om strategiplanen med borgerforeningerne den 27/1-2020

Eksempler på emner til strategiplanen:

• Bosætning: Kommunens nye bosætningsstrategi, Fælles markedsføring, Boliger, Grunde, Velkomst…
• Integration: Dansk undervisning til østeuropæer, Forhindring/inddragelse af parallelsamfund…
• Skole og institutioner: Medspiller og inddragelse i lokalsamfundet, betydning for bosætning…
• Erhvervsfremme: Butikker, Arbejdspladser, PowerTower Helle, Iværksætterhjælp, Netværksgruppe…
• Idé og Projektstyring: Idéformidling, Know How, Samarbejde, Frivillige Kræfter, Lederskab/Pådriver…
• Fundraising: Oprettelse af lokal fond, Crowdfunding, Virkemidler ved ansøgning, Hjælp…
• Synliggørelse og markedsføring: Ruban, Sociale medier, Lokalblade, Aviser, Radio, Podcast, banner…

Til orientering: Status på "Fælles Strategiplan" for Helle Øst

REFERAT: 
Claus har endnu ikke samlet gruppen på 5 personer

 

20) Samarbejdet med Varde kommune og FUR
Det er UR Helle Øst's (URHØ) formand, der har den primære kontakt til embedsfolk og FUR inden for området med lokalsamfundsudvikling.