26/1-2022 Arbejdsmøde i Udviklingsrådet Helle Øst

Dagsorden er endelig

Mødet bliver afholdt i Fåborghus kl. 18.00, onsdag den 26. januar 2022

Har du forslag, spørgsmål og kommentarer til dagordenen og referatet er du meget velkommen til at henvende dig til Formand Claus Jeppesen tlf. 20 29 59 55 / claus@vestland.dk 

Indkaldte mødedeltagere: 
AGERBÆK: Ulla Sundvang, Poul Rosendahl
STARUP: Lars Bo, Mikkel Ottosen
ÅRRE: Jørn S. Pedersen, Peter Zahle Larsen
FÅBORG: Ulla Sørensen
HJORTKÆR: Ingrid Sand Simonsen
VRENDERUP: Claus Jeppesen

Fraværende: 
Ulla Sundvang, Mikkel Ottosen, Ulla Sørensen

Referent:
Ingrid Sand Simonsen

1) Godkendelse af referatet fra:

• 8/12-2021 Rådsmøde i Udviklingsrådet Helle Øs - Konstitution 

• 5/1-2022 Ekstra ordinær rådsmøde i Udviklingsrådet Helle Øst - Valg af kasserer

REFERAT:
Godkendt

2) Godkendelse af dagsordenen.

REFERAT:
Godkendt

3) Rådsmedlemmer til- og fratrædelser
Agerbæk (3 pladser):
Agerbæk fik den 8/12-2021 alle 3 pladser besat i Udviklingsrådet da Poul Rosendahl tiltrådte.
Nu har Jonna Buch Andersen, Agerbæk Udvikling valgt at fratræde.
Hermed har Agerbæk en ubesat plads.
Claus har bedt Hans Peter Nielsen, formand for Agerbæk Udvikling om at finde Jonnas afløser.

Fåborg (2 pladser):
Ulla Sørensen repræsentant for Fåborg Borgerforening tiltræder i dag
Hun afløser Jørgen Madsen, der fratrådte den 8/12-2021 
Nu har Jan Skovbjerg valgt at fratræde.
Hermed har Fåborg en ubesat plads.
Claus har bedt Martin Kristensen, formand for Fåborg Borgerforening om at finde Jans afløser.

Årre (2 pladser):
Peter Zahle Larsen repræsentant for Årre Borgerforening tiltræder i dag
Han afløser Nana Larsen, der fratrådte den 1/10-2021
Sammen med Rådsmedlem Jørn S. Pedersen har Årre alle pladser besat i udviklingsrådet.

Udviklingsrådet består fra den 26/1-2022 af 9 Rådsmedlemmer ud af 11 pladser.

Til orientering: Præsentation af nye medlemmer og medlemssituationen

REFERAT: 
Agerbæk: 
Fåborg: 
Årre: Peter Zahle Larsen blev præsenteret.
Ovenstående taget til efterretning.

Til beslutning: 
Erkendtlighed til Jonna Buch Andersen og Jan Skovbjerg i følge URs gavepolitik https://helleoest.dk/menu/om   

REFERAT: 
Jonna Buch Andersen: 
Jan Skovbjerg: 
Claus køber en lille erkendtlighed og afleverer til dem hver især.

4) Overdragelse af regnskab, bankkonto og adgang m.m. til ny kasserer
Den 1/5-2022 blev Mikkel Ottosen, Starup valgt til kasserer for Udviklingsrådet Helle Øst.
Samtidig har Keld Jacobsen, Starup påtaget sig rollen som regnskabsfører i samarbejde med Mikkel. 

Til orientering: Status på overdragelse af regnskabet og nødvendige dokumenter

REFERAT:
Regnskab:
Bankkonto:
Adgang:
Underskrifter:
Mikkel er ansvarlig for regnskabet.
Mikkel har kontaktet den forhenværende kasserer for at få overdraget de nødvendige dokumenter.
Vi beder Mikkel om at tage kontakt til Danske Bank, hvor vi har konto.
Ovenstående taget til efterretning.

5) Fælles Strategiplan for Helle Øst, - det videre forløb.

Opsummering af eksisterende idéer, beslutninger og materialer:
22/10-2020
Her blev samarbejdet mellem borgerforeningerne om den Fælles Strategiplan for Helle Øst vedtaget. Her deltog alle formænd for de 4 borgerforeninger, Agerbæk Udvikling og lokalpolitiske repræsentanter mf.
Referat: 2020-10-22 Referat Opstart Fælles Strategi Plan

REFERAT:
Claus gennemgik kort forløbet indtil i dag.
Peter redegjorde for sine tanker vedr. en strategiplan. 
Hans nedskrevne tanker udsendes til alle i udviklingsrådet.

Vi fortsætter, hvor vi slap ved sidste møde og forholder os til følgende punkter...

A) Strategiplan - eksempel fra Blåbjerg (Se vedhæftet):
Planen løber over 8 år.
Den fulde version er på 32 sider inkl. billeder.
Den kan sammenskrives til mindre 7 sider med ca. 2100 ord.
Strategiplan Blåbjerg Fuld version Strategiplan Blåbjerg Sammenskrevet version

• Ved sidste møde blev strategiplan fra Blåbjerg debatteret. Den er et eksempel og inspiration til, hvordan det kan gøres.
• Der var enighed om at indholdet i vores strategiplan, skal være realistisk.
• Der er ønske om at strategiplanen, skal revideres løbende og dynamisk tilpasses tidernes skiftende forhold.
• Det må ikke være en statisk plan, som vi bliver bundet af i mange år (f.eks 8 år).

Til debat: Bemærkninger til eksempel på strategiplan fra Blåbjerg 

REFERAT:
Debat:
Det må gerne være en rullende strategiplan, der evalueres løbende ved hvert årsmøde. 
Nye punkter kan sættes ind, andre kan tages ud.

B) Indsatsområder og delvisioner:
Følgende indsatsområder og delvisioner er blevet prioriteret af borgerforeningerne og Agerbæk Udvikling.

1. (a) BOSÆTNING (Ledig): Kommunens nye bosætningsstrategi, fælles markedsføring, boliger, grunde, velkomstambassadører....
2. (b) SKOLE OG INSTITUTIONER (Ledig): Medspiller og inddragelse i lokalsamfundet, betydning for bosætning....
3. (c) INTERGRATION (Ledig): Danskundervisning til østeuropæer, forhindring / inddragelse af parallelsamfund....
4.      SYNLIGGØRELSE OG MARKEDSFØRING (Claus): RUBAN, sociale medier, lokalblade, aviser, radio, podcast....
5.      ERHVERVSFREMME (Ledig): Butikker , arbejdspladser, PowerTover Helle, iværksætterhjælp, kurser, netværksgrupper....
6.      FREMKOMMELIGHED OG INFRASTRUKTUR (Ledig): Tingvejen, cykelstier, offentlig trafik, Go More (fælles biler)....
7. (a) FORENINGS-, IDRÆTS- OG FRITIDSLIV (Ingrid):...
8. (b) KUNST OG KULTUR (Ingrid): Samarbejde om kunst og kultur og diverse udstillinger vedr. kunst og kultur.... 
9.      TURISME (Mikkel): Denne indsatsområde er ikke prioriteret af borgerforeningerne, men er aktuel sat i indledende drift.

Indsatsområder til debat (Grøn tekst)

1. NETVÆRK, INDRAGELSE OG SAMAREBEJDE (Formanden og Rådsmedlemmer): Møde og projekter med beslutningstagere, ildsjæle og videnspersoner. Politikere, Embedsfolk, Borgerforeninger, Fritidsforeninger, Erhvervsfolk, Skolebestyrelser, Borgere...
2. REKRUTTERING AF FRIVILLIGE (Alle Udvalgsformænd): Inspirere til frivilligt engagement. Frivillig bank, Idéformidling, Know How, Samarbejde, Frivillige Kræfter, Lederskab/Pådriver, Idékatalog og Projektstyring…

• Ved sidste møde blev det italesat, at vi godt kan arbejde samlet på et "Fyrtårnsprojekt" samtidig med, at hver udvalgsgruppe arbejder på deres indsatsområde.
• Det ene projekt udelukker ikke andre sideløbende projekter. 

Til debat: Bemærkninger til indsatsområder 

REFERAT:
Overvejer om bosætning skal udgå som et selvstændigt indsatsområde fordi alle andre
områder understøtter arbejdet med bosætning.
Efter en debat blev vi enige om at udvælge nogle projekter/problemstillinger/visioner 
som et antal personer i udvalget "driver".

C) Procesplan for arbejdsforløb (Se vedhæftet):
Procesplan Fælles Strategiplan

Ved sidste møde blev procesplanen debatteret.

• Den kan virke tung, hvis den skal følges slavisk.
• Det blev italesat, at processen for de enkelte indsatsområder kan have forskellig forløb.
• Det kan være op til den enkelte udvalgsformand og dennes udvalgsgruppe, hvordan formanden og gruppen kommer i mål med beskrivelsen af indsatsområdet til den Fælles Strategiplan.
• Ligeledes hvordan tankerne med indsatsområdet bliver realiseret og eksekveret.
• Vigtigst er, at der på tværs af byer og foreninger i Helle Øst opnås en fælles forståelse, samarbejde og ejerskab for de enkelte indsatsområders betydning for udviklingen i Helle Øst.
• Beskrivelsen til den Fælles Strategiplan skal medvirke til at opnå den fælles forståelse og ejerskab mellem vores samarbejdspartnere for de enkelte indsatsområder.

Til debat: Bemærkninger til procesplanens indhold og arbejdsforløb 

REFERAT:
Punktet blev ikke behandlet på mødet, fordi tiden løb ud.

D) Idékatalog: 
Rådsmedlemmer har 18/1-2022 fået link til kortlægning (mindmap) af idéer.
Vi bruger mindmappet (Mindmeister) til at strukturer vores generering af idé.

Der er før blevet arbejdet med indsamling af idéer (Se vedhæftet).
Alle disse idéer er online tilgængelig og kortlagt på Trello.com, som bliver demonstreret på mødet.
Idékatalog Helle Øst

Ved sidste møde blev idékatalog og mindmap demonstreret.

• Der var en livlig snak og tilgang af idéer.
• Idéer blev skrevet op til fremtidig internt brug. -Er rundsendt til rådsmedlemmer.
• Jørgen fremlagde hans idéer til indsatsområdet "Erhvervsfremme"
• Jørgen fik sparing på hans idéer, som blev skrevet i mindmap.
• Det er ikke alle, der ser meningen med at bruge mindmap til idégenerering. Hvilke gør at mindmap bør tages til overvejelse.

Til debat: Idéer og bemærkninger til idékataloget

REFERAT:
Punktet blev ikke behandlet på mødet, fordi tiden løb ud.

E) Ansvarsområder: 

• UR Helle Øst's opgave er at være tovholder på facilitering og udvikling af den Fælles Strategiplan for Helle Øst. Som udgangspunkt har URs Formand ansvaret for facilitering af procesforløbet.
  Det kan være til debat, om der er brug for eksterne kræft til facilitering.
• UR Helle Øst skal finde Tovholdere og Udvalgsformænd til de enkelte indsatsområder og udvalg.
  Nye Tovholdere og Udvalgsformænd skal først findes efter idégenerering og prioritering af indsatsområder
• Borgerforeningerne og Agerbæk udvikling har til opgave at finde deltagere, som kan indgå i de forskellige indsatsområder og udvalg.

Tovholdere og Udvalgsformænd

1. (a) BOSÆTNING (Ledig)
2. (b) SKOLE OG INSTITUTIONER (Ledig)
3. (c) INTERGRATION (Ledig)
4.      SYNLIGGØRELSE OG MARKEDSFØRING (Claus)
5.      ERHVERVSFREMME (Ledig)
6.      FREMKOMMELIGHED OG INFRASTRUKTUR (Ledig)
7. (a) FORENINGS-, IDRÆTS- OG FRITIDSLIV (Ingrid)
8. (b) KUNST OG KULTUR (Ingrid)
9.      TURISME (Mikkel)

1. NETVÆRK, INDRAGELSE OG SAMAREBEJDE (Formanden og Rådsmedlemmer)
2. REKRUTTERING AF FRIVILLIGE (Alle Udvalgsformænd)

Se vedhæftet: Udvalg og opgavefordeling til revidering
Udvalg og opgavefordeling til revidering

Til debat: Bemærkninger til ansvarsområder 

REFERAT:
Punktet blev ikke behandlet på mødet, fordi tiden løb ud.

(F) Gennemgang af indsatsområder i drift og under behandling
Vi har 3 indsatsområder, som mere eller mindre er i drift:

1. ERHVERVSFREMME (Ledig)
2. TURISME (Mikkel)
3. SYNLIGGØRELSE OG MARKEDSFØRING (Claus)

 Vi har 2 indsatsområder, der har været under behandling og afholdt møder med samarbejdspartnere.

1. FREMKOMMELIGHED OG INFRASTRUKTUR (Ledig)
2. KUNST OG KULTUR (Ingrid)

Til orientering: Status på indsatsområder i drift og under behandling

REFERAT:
Blev ikke behandlet på mødet, fordi tiden løb ud.

G) Idéer genereret ved sidste møde: "Hvorfor skal vi lave udvikling i Helle Øst"?
Hvorfor skal vi lave udvikling i Helle Øst?

Nu stilles også spørgsmålet: "For hvis skyld skal vi lave udvikling i Helle Øst"?

Til debat: Bemærkninger til: "Hvorfor skal vi lave udvikling i Helle Øst"? Og for hvis skyld skal vi gøre det?

REFERAT:
Blev ikke behandlet på mødet, fordi tiden løb ud

H) Workshop - arbejde med udvikling af strategiplan:
Arbejdet med strategiplanen fortsætter med at generere, prioritere, strukturere - idéer og opgaver

(Claus kommer med et oplæg hertil)

Til debat: Bemærkninger til workshop

REFERAT:
Blev ikke behandlet på mødet, fordi tiden løb ud

I) Prioritering og tidsplan for arbejdsforløbet:

• Ved sidste møde blev vi enige om, at det godt kan tage mere end et år, at komme i mål med den samlede Fælles Strategiplan.

Vi skal have fundet ud hvilke indsatsområder, vi prioriterer først at tage under behandling.

Eventuelle deadlines skal sættes og noteres. 

Til debat: Bemærkninger til tidsplan og prioritering

REFERAT:
Blev ikke behandlet på mødet, fordi tiden løb ud

6) Køb af værktøjer til projekthåndtering

Til strukturering af idéer har vi taget den gratis version af Mindmeister i brug.
Den har en række begrænsede muligheder. For eksempel kan man maksimalt have 3 mindmaps på en gang.
Se link til sammenligning af funktioner og priser MindMeister

Derud over kan der også være brug for køb af Trello projektstyring og/eller Microsoft 365 med Teams eller lignende produkter.

Til beslutning: Køb af værktøjer til projekthåndtering

REFERAT:
Blev ikke behandlet på mødet, fordi tiden løb ud

7) Næste møde for Udviklingsrådet
Gennemgang af alle datoer for rådsmøder og arrangementer der vedrører Helle Øst.

• Torsdag, d. 10. februar 2022, kl. 18.00: UR Helle Øst Arbejdsmøde
• Torsdag, d. 24. februar 2022, kl. 17.00: FUR-møde, Ansager Hotel
• Torsdag, d. 24. februar 2022, kl. 18.00: UR Helle Øst Arbejdsmøde
• Fredag, d. 25. februar 2022, kl. 12.00-15.00: Afskedsreception for Borgmester, Rådhuset
• Mandag, d. 28. marts 2022, kl. 17.00-21.00: Fællesmøde med Byråd, Sportium Varde

Der er pt. ikke flere planlagte mødedatoer.

Til beslutning: Valg af datoer for rådsmøder og andre aktiviteter

REFERAT:
Taget til efterretning.

8) Eventuelt

REFERAT:
Lars foreslår, der bliver optaget faggrupper under FUR.